不少人都很讨厌冗长的会议,“身经百会”的你,可能都会遇到以下问题:

开会时,总有一些人喜欢跑题会议纪要是什么意思,导致半个小时的会议变成3个小时……

开会不能形成任何会议结论,明天还得继续开……

开会变成了吵架,甚至上升到人身攻击……

开会变成了一言堂,不允许大家发言……

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经过研究,发现1989年冬天,捷克著名的剧作家哈维尔等捷克的知识分子制定的 《8条对话守则》,对解决会议低效,无效会议很有作用。

1、对话的目的是寻求真理,不是为了斗争。

为什么要开会?开会的目的是为了解决某个问题,或者是寻求问题的解决方案,达成共识。开会的过程中,谁赢谁输都不重要,重要的是能否找到解决问题的办法,否则就是浪费大家的时间和生命。

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2、不做人身攻击。

要“对事不对人”,而不是“对人不对事”。不能因为对方的观点与自己不一致,就给对方扣帽子,恶意揣测对方的身份。通过攻击别人,并不会增加自己的观点的说服力。就像电影《方世玉》里雷老虎说的,要以德服人,更要以理服人。

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3、保持主题。

开会的时间特别长,往往是因为讨论时经常会跑题,有时候扯得太远了,导致本来要讨论的主题迟迟没有推进,浪费了大家的宝贵时间。

比如今天本来要讨论A项目要怎么开展,怎么完成项目,结果有人可能突然说到:“对了,前几天你们部门是否拿了个B项目,听说那个项目很大,费了很大劲才能拿下来,能跟我们讲讲B项目的情况不?”。

如果主持人不进行引导,1个小时的会议时间,可能就变成了3个小时。

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4、辩论时要用证据。

正所谓“摆事实,讲道理”,事实胜于雄辩。辩论时提出的观点要有理有据,符合逻辑,要让自己的观点站得住脚,并不是谁说话的声音大,谁就是对的。

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5、不要坚持错误不改。

人无完人,发现了错误就要及时修正,保持空杯心态才能进步。发现了错误,因为好面子而不改,将会阻碍自己持续成长。

一代武学宗师,功夫巨星李小龙曾经说过:“清空你的杯子,方能再行注满,空以求全。”李小龙最爱和新入门的弟子讲一个学者向一位禅师问禅的故事。

曾经有一个学者向一位禅师问禅。在禅师说禅的时候,学者频频打断禅师的话,发表自己的观点。于是禅师只好停止说禅,转而给学者添茶,茶杯满了首码项目,但禅师仍不停地向茶杯中注水,学者急忙喊停禅师:“师傅,茶杯已满,盛不下了。“

这时禅师反过来问学者:“你就像这个茶杯,心中满是杂念,如何喝得了我这杯茶呢?

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6、要分清对话与只准自己讲话的区别。

别把会议搞成“一言堂”,会议上的参与者都是平等的,大家都有充分表达自己观点的权利。十八世纪法国资产阶级启蒙运动的泰斗,被誉为“法兰西思想之王”的法国文学家、思想家伏尔泰曾说:“我不同意你说的每个字会议纪要是什么意思,但我誓死捍卫你说话的权利”。

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固执己见,遏制他人发言的机会,不利用解决问题,正所谓“三个臭皮匠顶个诸葛亮”,众人拾柴火焰高,虚心听取别人的意见,总能发现有用的地方。

7、对话要有记录。

会后,要安排专人撰写会议纪要、或者是会议备忘录,将会议确定的结论记录下来。这样的话,可以把会议纪要发给没时间参会的人员,也可以防止以后忘记,以后项目复盘时也有了支撑素材。

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8、尽量理解对方。

因为每个人的知识背景,社会阅历各不相同,或者表达方式的差异,时常会有理解不一致等问题的存在,要尽量设身处地,理解对方的观点及背后的原因。针对不明白的地方,要用自己的话复述出来,请对方确认。

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大家还有更好的高效开会的办法吗?如果有的话,可以在留言区积极讨论。

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