汉朝哲人王充的论断“人有知学，则有力矣”。今天让我们从学习来开启新的一年工作吧！小编在工作中深有感悟，一个企业来往信函的规范程度能反映出这个企业的管理水平，的确如此，小编因工作曾与霍金豪森（Hogan & Hartson）律师事务所有过多年信函往来，这是全球10大顶尖律所之一，他们的信函以及信函往来的管理程序规范到让我们惊讶的地步！今天小编在网上查阅整理了一些商务信函的知识，分享给大家！
古人就特别重视信函，在格式上、称呼上都有着详尽的规则，随着电子科技化的发展，信息的传递方式越来越简易化，我们似乎已经不再关注那些繁琐的规则了，工作上的来往信函不再那么受到重视了，特别是大型国有企业内部的来往信函。由于工作上的业务往来，往往我们与对方未曾谋面，而开展工作大都是通过电子邮件、传真的方式进行的，这种工作上的交流与沟通一样存在着商务礼仪，以及规范与否的问题。所以学一学商务信函方面的知识对我们今后的工作是相当有帮助的。
什么是商务信函
商务信函是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。属于商务礼仪文书范畴。
商务信函是商务活动中重要的沟通媒介之一。在商务活动中，从联系业务、协商谈判、签订合同到履行合同、处理投诉、理赔索赔，每一个环节都需要信函这个重要的媒介工具来传递信息以实现有效地商务沟通，达到顶期的商务活动目的。因此兼职赚钱，商业往来有求于人的一方，一定要很好地利用这种手段来进行交流与沟通，加速建立信誉，加快生意的进程。
商务信函的塞本格式
商务信函的应用范围非常广泛，种类十分繁多，但不管何种类型的信函，只是具体的内容不同罢了，其写作的基本格式却是一致的。商务信函因其涉及具体的经济事项，写作格式要求较严格。商务信函的格式由信头、称谓、正文、信尾四部分组成。
1)信头
信头是信函的开始部分，包括标题和字号两部分。
标题位置在信函纸首行中间，其内容是标明事由，即简明地指出要告知的事情，使收信人通过标题就能知道信函的主旨，如“事由：800吨钢材报价”。
字号即发函编号，其位置在标题的右下方。发函编号是为了便于发函双方格信件归档存查，一旦发生经济纠纷，便可作为经济往来的文字依据，以助纠纷的解决、维护自己的合法权益。“字”代表发函单件，“字”前面要写上午份，并加上括号；“号”是单位发函的顺序号。
有时，信头除写明标题和字号两项外，还要写上发函单位的名称、地址、电话号码、传真等。
2)称谓
称谓，即对收信人的称呼，在字号下面一行顶格写。若收信人是单位，则要写全称，如“××贸易公司”；若收信人是个人，一般是在姓名后带上职务头衔，以表示尊重，如“××经理”。
3)正文
正义是信函的主体部分，包括开头、主体、结语3个部分。
开头一般引出发信缘由，或简述事实、引述来函要点、做简要自我介绍、表明目的和要求等。例如：在秋季广交会上，得知贵公司生产儿童鞋……，我公司是××市最大的纺织厂生产厂，求购制作服装的优质蚕丝……。
若信函内容较简单，则省略上面的发信缘由，而直接进入主体。主体一般是根据发信缘由详细地陈述具体事项。信件的主要内容在此体现出，主体部分是信函写作的重点所在。
结语一般是把主体所叙述的事情加以简要地概括，并提出与本函意图相关的要求，如希望回信、回电、订货等；再如，候复、希望速予办理等。
4)信尾
信尾是信函的结束部分，由落款和附件两部分组成。
落款位置在正文末的右下角，主要是签署发函单位或个人姓名、发函时间，重要的信函加盖公章。
若发函附有附件，则在信末的左下角注明附件和内容，如附件：076男童鞋彩色图片一张，附件：我公司最新商品报价，等等。
若是商业社交信函，其写作格式与商务信函又有所区别。商业社交信函并不直接洽谈交易，而是以联络感情、增进友谊达到促进贸易的目的。这类信函很讲究感情的交流，因此，
写作时不能带有公文腔、要省略信头、不用编号、取消事由性标题；正文的开头要写几句问候语联系函结尾敬语，结尾处还要写上几句祝福语，以示礼貌。
商务信函写作的要求
商务倍函的目的在于传递具体的经济信息，求得对方的难确理解和合作，进行实质性的经济交往。因此，商务信函的写作不同于一般的社交信函，严格排斥文绉绉的语言，力求简洁明确、条理清晰。具体来讲，在写作时要应注意以下几点。
1、主旨鲜明
商务信函是商务工作的具体表现，任何一封信函都是为了解决一项具体的商务问题，都是对一项具体的商务活动的安排和商讨。因此，每封信的主旨都必须鲜明突出，使收信人迅速了解发信的目的并及时给予回应。
写作商务信函要使主旨鲜明突出，应该注意以下几个方面：
(1)充分重视“事由”。事由位于信头，是收信人最先关注的地方。要使收信人一眼就能明白信函主要将解决什么问题，应该在“事由”部分用简明的语言写明发函的主旨。如果将事由“事由：200箱饮品索赔”写成“事由：200箱饮品”，这样的信函主旨不突出，收情人如果不看正文很难知道这是在写索赔的事情。
(2)以结论开头。将结论放在开头，能使读者一下子就能抓住作者写信的目的，并立即引起读者的重视，如“我公司求购××”等。
(3)一事一函。一事一函的目的也是为了突出主旨。如果一封信同时谈几件事情，势必让读者难于抓住信的主旨，从而会忽视某一件或几件事。因此，一般主张一事一函原则。
2、内容完整
商务信函的内容必须完整，应该写的事项必须全部写进去，不能省任何的遗漏。比如报价函就要求将商品名称、规则、数量、价格、装运期、结算方式、有效期限等报价条件全部明确无误地告知对方。其他信函也类似，具体地说联系函结尾敬语，为保证信函内容完整应该注意以下几点：
(1)分条列款表述。为了保证在写信时不遗漏任何要点，在写作前可以先把写作要点列出来，然后根据这些要点的内在逻辑联系，一一列明具体事项，这样就不至于遗漏细节。例如，还是写刚才的报价函、在写作之前，可以先将商品名称、规则、数量、价格、装运期、结算方式、有效期限等条件列出来，然后再开始写作，这样就可以保证内容的完整。
(2)5WlH法。检查所写信函内容是否完整的另一种方法是5w1H法。一般来说、完整的商务信函一般具备5W1H，即What、Who、Where、When、How、Why，这6个要素不能缺少。而有些商务文书只是简单陈述事实而不需要陈述理由，因此，对于这类书信没有why这一项。所以，在检查书信内容是否完备时，可以从这几个方面来检查。例如一封完整的订货函，只要具备订货人、货物名称、何时发货、发往何地、如何结算这5个方面的内容即算内容完整。
